Você escolheu um lugar que significa algo para você, e agora vem a parte que ninguém comenta no jantar de noivado: dizer a todos que a viagem é por conta deles. Parece estranho porque você se importa com essas pessoas, e pedir que reservem um voo e algumas noites de hospedagem é um pedido e tanto. A boa notícia é que, em casamentos de destino, os convidados já esperam cobrir os próprios custos de viagem. Seu trabalho não é convencê-los desse facto. Seu trabalho é comunicar isso cedo, gentilmente e com clareza suficiente para que ninguém seja pego de surpresa.
Por que a escolha das palavras importa mais do que a mensagem
A questão sobre a forma de pedir aos convidados de casamento de destino para pagarem a viagem é a seguinte: a expectativa subjacente é padrão, mas o tom que você usa decide se as pessoas se sentem convidadas ou faturadas. Uma frase como "os convidados são responsáveis pelas suas próprias passagens aéreas e acomodação" é tecnicamente precisa e emocionalmente fria. O que você quer, em vez disso, é uma linguagem que trate a viagem como parte de uma aventura partilhada, em vez de uma conta que você está a entregar.
A atitude mais importante é o momento. Quanto mais cedo você informar as pessoas, mais generoso o pedido parecerá, porque você está a dar-lhes tempo para poupar, usar pontos ou planear em torno do trabalho. Um save-the-date enviado com bastante antecedência faz a maior parte desse trabalho por você. Se você está a escolher onde alojar todas essas informações, um save-the-date e convite digital facilitam a atualização dos detalhes à medida que se concretizam, e você pode criar um no InviteDrop gratuitamente enquanto resolve a logística final.
O que dizer e onde dizer
Mantenha o seu convite formal limpo. A etiqueta tradicional diz que o convite em si contém o quem, o quê, o quando e o onde, não os detalhes sobre quem paga o quê. Os detalhes de viagem e custos pertencem ao seu save-the-date, ao seu site de casamento ou a um cartão de informações. Essa separação protege a elegância do convite e dá-lhe espaço para ser cordial e específico noutros locais.
No save-the-date, uma nota simples e honesta funciona lindamente. Algo como: "Sabemos que viajar para celebrar connosco é um grande compromisso, e estamos muito gratos por considerarem fazê-lo. Queríamos dar-vos bastante aviso para que possam planear e orçamentar confortavelmente. Detalhes completos da viagem em breve." Você nomeou o pedido, agradeceu por ele e prometeu ajuda, tudo sem nunca escrever a frase "vocês pagam".
Exemplos de frases que você pode adaptar
Para um site ou cartão de detalhes, você pode escrever: "Como esta é uma celebração de destino, os convidados reservarão os seus próprios voos e alojamento. Reunimos opções de hotéis com uma variedade de preços para tornar tudo o mais fácil possível, e teremos todo o gosto em ajudar a encontrar algo que se ajuste ao seu orçamento." Essa última frase é o que suaviza. Você não está apenas a apontar o custo; está a oferecer-se para assumir parte do planeamento.
Se você negociou um bloco de quartos, aproveite: "Reservamos um bloco de quartos com uma tarifa especial para amigos e familiares. Reservar dentro do nosso bloco é a maneira mais fácil e acessível de ficar perto da celebração." Isso reformula o gasto como um acordo que você garantiu para eles, em vez de uma despesa que você está a repassar.
Para convidados que você sabe que estão a fazer um esforço para comparecer, uma nota pessoal tem mais impacto do que qualquer linha impressa. Uma mensagem rápida ou chamada dizendo "Significaria muito para nós ter você lá, e não quero que o custo seja a razão pela qual você não pode vir. Vamos conversar sobre o que funciona" dá-lhes permissão para serem honestos consigo, o que é uma gentileza em si.
O que os anfitriões costumam cobrir e como dizer
Você não é obrigado a pagar por nada além da própria celebração, mas cobrir até mesmo uma coisa suaviza todo o pedido. Alguns casais organizam um jantar de boas-vindas, cobrem uma atividade em grupo ou organizam transporte de autocarro do hotel para o local. Se você estiver a fazer alguma dessas coisas, diga-o claramente, porque isso muda a matemática na cabeça dos seus convidados: "Assim que chegarem, o fim de semana é por nossa conta. Estamos a organizar um jantar de boas-vindas, a cerimónia e a receção, e um brunch de despedida." Agora, o voo e o hotel parecem o preço de entrada para um fim de semana totalmente organizado, em vez da primeira de muitas despesas.
Seja igualmente claro sobre o que não está incluído para que não haja surpresas. Se os convidados precisarem de organizar os seus próprios transfers de aeroporto ou excursões, coloque isso por escrito com bastante antecedência. A clareza lida cedo sempre parece mais atenciosa do que uma correção lida tarde.
Dê às pessoas uma maneira elegante de recusar
A coisa mais elegante que você pode fazer é tornar genuinamente aceitável para alguém dizer não. Casamentos de destino naturalmente têm mais recusas do que os locais, e você protegerá as suas amizades ao esperar isso e nunca culpar ninguém. Uma frase como "Compreendemos perfeitamente que viajar não é possível para todos, e não haverá ressentimentos de qualquer forma" diz às pessoas que você valoriza o relacionamento mais do que a presença delas. Paradoxalmente, isso muitas vezes faz com que as pessoas se esforcem mais para vir, porque a pressão desapareceu.
Acompanhe quem realmente está a vir
Uma vez feito o pedido, o seu desafio prático muda para o acompanhamento. Casamentos de destino vivem e morrem por contagens precisas de convidados, porque você geralmente paga por pessoa por jantares de boas-vindas, transfers e quartos no seu bloco. Respostas vagas e uma folha de cálculo desorganizada custarão dinheiro real quando você tiver que dar ao local um número final. É aqui que um convite digital com acompanhamento real de RSVP se justifica: você pode ver rapidamente quem confirmou, quem ainda está a decidir e quem recusou com pesar, tudo num único painel, em vez de perseguir mensagens de texto.
Pedir aos convidados para financiarem as suas próprias viagens nunca será a parte divertida do planeamento, mas também não precisa de ser a parte estranha. Comece com aviso prévio, palavras cordiais e específicas, e uma oferta real de ajuda, e a maioria das pessoas irá encontrá-lo lá de bom grado. Quando estiver pronto para enviar o save-the-date que inicia a conversa e acompanha discretamente cada resposta, você pode criar um no InviteDrop e dar aos seus convidados o tempo que eles merecem.
