Reservou um bloqueio de quartos para que os seus convidados pudessem ficar perto da celebração, garantir uma tarifa noturna mais amigável e encontrar-se no lobby na manhã seguinte. O problema é que um bloqueio de quartos só funciona se as pessoas realmente o reservarem, e elas só podem reservá-lo se lhes disser como, onde e até quando. Isso é mais informação do que um convite de casamento pode carregar com elegância, então a verdadeira habilidade aqui é decidir o que pertence ao próprio convite e o que pertence a um lugar com um pouco mais de espaço para respirar.
Mantenha o Convite em Si Limpo
O cartão de convite não é o lugar para um código de reserva e um número de telefone. O seu trabalho é anunciar quem vai casar, quando e onde, e fazer com que tudo pareça uma ocasião que vale a pena atravessar um limiar. Se você amontoar horários de check-in e datas-limite nele, dilui o único momento que deveria ser cerimonial. Quer esteja a encomendar suites impressas ou decida criar uma no InviteDrop, trate o cartão principal como a manchete e deixe uma segunda camada carregar a logística.
A solução clássica em papel é um inserto separado de detalhes ou alojamento, colocado atrás do convite. Se estiver a enviar um convite digital, o equivalente é uma secção claramente identificada ou um link que abre informações de viagem sem enterrar os detalhes da cerimónia. De qualquer forma, o bloqueio de hotel vive a um passo do convite, perto o suficiente para ser encontrado, longe o suficiente para não o sobrecarregar.
Os Detalhes que os Convidados Realmente Precisam para Reservar
Ao escrever a secção de bloqueio de quartos, imagine um convidado a lê-la que nunca ouviu falar do seu hotel e está a reservar no seu telemóvel durante uma pausa para almoço. Eles precisam do nome completo do hotel, não uma abreviatura que só os locais reconheceriam. Eles precisam do nome exato do bloqueio ou código de grupo que o hotel lhe deu, porque os sistemas da receção são implacáveis quanto a isso. Eles precisam de um método de reserva, seja um link de reserva dedicado, um número de telefone, ou ambos, já que alguns convidados sempre preferirão ligar.
Eles também precisam da data-limite, que é o número mais importante na página. Um bloqueio de quartos é mantido apenas até um certo dia, após o qual os quartos não reservados são devolvidos ao público em geral e muitas vezes a uma tarifa mais alta. Diga isso claramente. Algo como "Por favor, reserve até ao prazo de reserva estabelecido pelo hotel; quartos e a tarifa de grupo não são garantidos após essa data" informa os convidados sobre os riscos sem que você tenha que prometer um valor específico que não pode controlar. Se você bloqueou mais de uma propriedade com diferentes pontos de preço, agrupe-os para que os convidados possam escolher com base no orçamento em vez de adivinhar.
Redação que Parece Acolhedora, Não Administrativa
A escrita de logística tende a ser rígida, e uma secção de bloqueio de quartos pode parecer um memorando se você permitir. Suavize a abordagem, tornando-a sobre o conforto do convidado em vez das suas necessidades organizacionais. Em vez de "Os convidados devem usar o seguinte código", experimente "Reservamos quartos a uma tarifa especial para facilitar a sua viagem. Para reservar, mencione o nosso bloqueio de grupo quando reservar." Você está a descrever uma cortesia que arranjou, não a emitir instruções.
Também ajuda explicar por que o bloqueio existe, especialmente para um casamento de destino ou fora da cidade. Uma frase como "Ficar no hotel anfitrião significa que estará a poucos passos da reunião de boas-vindas e poderá partilhar boleias para o local" dá aos convidados uma razão para escolher o bloqueio em vez de uma listagem mais barata que encontraram noutro lugar. As pessoas reservam o que parece ser a escolha fácil e social, então pinte esse quadro brevemente.
Lidar com Mais de Um Hotel ou Quartos de Excedente
Muitos casais reservam bloqueios em dois hotéis, muitas vezes um mais sofisticado e outro mais económico nas proximidades. Se for o seu caso, seja explícito sobre a diferença para que os convidados se selecionem sem lhe enviar e-mails. Indique qual hotel é o mais próximo do local, qual tem a tarifa mais baixa e se um serviço de transporte serve um ou ambos. Quando o seu bloqueio esgota, os hotéis às vezes abrem um excedente a uma tarifa ligeiramente diferente, por isso vale a pena adicionar uma linha gentil de que, se o bloqueio aparecer como cheio, os convidados ainda devem ligar e perguntar, porque o hotel pode acomodá-los.
Resista à tentação de fazer comentários editoriais sobre qual hotel é "melhor". Dê os factos e deixe as pessoas decidirem. Um convidado a viajar com três crianças pesa a distância e o preço de forma diferente de um casal que voa para uma noite, e o seu trabalho é dar a todos a informação em vez da conclusão.
Timing: Envie com Tempo Suficiente para Importar
Os detalhes do bloqueio de quartos são inúteis se chegarem depois que os convidados já reservaram outra coisa. Para um casamento local, partilhar o bloqueio quando os convites são enviados geralmente está bem. Para qualquer coisa que exija viagem, os convidados apreciam saber sobre o alojamento antes do convite formal, muitas vezes através de um save-the-date ou de um link para o site do casamento. Quanto mais cedo um convidado puder reservar um quarto, mais provável é que use o seu bloqueio em vez de procurar a sua própria oferta.
Se enviar um convite digital, tem uma vantagem silenciosa: pode atualizar as informações de alojamento posteriormente. Quando o primeiro hotel enche e adiciona um segundo, ou a data-limite muda, pode rever os detalhes no local em vez de enviar uma correção. O papel não pode fazer isso, então se os seus planos ainda estão em movimento, um formato que pode editar poupa-lhe muitas mensagens de acompanhamento.
Ligue o Bloqueio ao Seu RSVP para Poder Planear
Saber quem vem e, aproximadamente, quem fica no bloqueio ajuda a avaliar as necessidades de transporte, o número de sacos de boas-vindas e o número de pessoas para o brunch da manhã seguinte. Não obterá dados perfeitos, uma vez que os convidados reservam hotéis nos seus próprios prazos, mas emparelhar os detalhes do bloqueio de quartos com uma ferramenta de RSVP real dá-lhe uma contagem contínua para planear. No InviteDrop, o acompanhamento do RSVP atualiza-se à medida que os convidados respondem, para que possa ver as respostas a chegar no painel de controlo de convidados e contactar qualquer pessoa que tenha ficado em silêncio à medida que a data-limite do hotel se aproxima. Esse lembrete, enviado ao punhado de pessoas que ainda não reservaram, é muitas vezes o que o salva de libertar quartos de que realmente precisava.
Uma Estrutura Simples que Pode Reutilizar
Se quiser uma ordem fiável para a secção de alojamento, comece com o nome e localização do hotel, siga com o nome ou código do bloqueio de grupo, depois o link de reserva ou número de telefone, depois a data-limite em linguagem digna de destaque, e termine com qualquer benefício como um serviço de transporte ou pequeno-almoço incluído. Mantenha-o num bloco de texto conciso que um convidado possa tirar uma captura de ecrã. Qualquer coisa mais longa e as pessoas param de ler antes de chegarem ao prazo, que é a única linha que mais precisa que vejam.
Acertar nos detalhes do bloqueio de quartos remove uma enorme quantidade de stress no dia: os convidados ficam alojados juntos, o transporte é mais fácil de organizar e ninguém fica preso do outro lado da cidade num motel aleatório. Quando estiver pronto para criar o convite e a secção de viagem que carrega tudo isto, pode criar um no InviteDrop gratuitamente, abrir a revelação do envelope animado que cumprimenta cada convidado e acompanhar quem respondeu para saber exatamente como o bloqueio de hotel está a ser preenchido.
