Se você negociou uma tarifa de grupo com uma companhia aérea para o seu casamento de destino, isso é um verdadeiro presente para os seus convidados e vale a pena comunicar bem. O erro que a maioria dos casais comete é tentar espremer todo o processo da tarifa de grupo no próprio cartão de convite. Códigos de voo, prazos de reserva, balcões de grupo da companhia aérea e notas de restrição não pertencem a um convite bonito. Eles pertencem a um lugar onde os seus convidados possam agir sobre eles. Veja como incluir os detalhes de reserva de voos em grupo para que as pessoas realmente os usem em vez de ignorá-los.
Mantenha o convite limpo
O seu convite principal tem um trabalho: comunicar o quem, onde e quando, e fazer com que as pessoas queiram vir. No momento em que você imprime um código de reserva de companhia aérea nele, o design passa de convite de casamento para memorando de viagem. Mantenha o cartão focado na celebração e direcione toda a logística de voo para um encarte de detalhes, um site de casamento ou uma página vinculada. Se você está construindo o seu conjunto digitalmente, pode criar um no InviteDrop e manter a frente do cartão serena, enquanto os detalhes práticos da viagem ficam em uma página separada e fácil de atualizar. Essa separação é ainda mais importante para voos, porque as tarifas e os prazos mudam, e você não quer que as suas instruções de reserva fiquem congeladas em um cartão que você enviou meses atrás.
Explique o que é uma tarifa de grupo
Não presuma que os seus convidados sabem como funcionam as reservas de grupo de companhias aéreas, porque a maioria das pessoas nunca usou uma. Uma tarifa de grupo é um bloco de assentos que uma companhia aérea reserva para o seu evento a um preço acordado, geralmente acessível através de um balcão de reservas de grupo dedicado ou um link especial, com um prazo fixo após o qual o bloco é liberado. Alguns casais organizam isso diretamente com o departamento de grupos da companhia aérea, e outros o fazem através de um agente de viagens que gerencia todo o bloco. Explique, em linguagem clara, exatamente qual rota os seus convidados devem seguir: ligue para este número e cite este código, ou clique neste link e insira esta referência. A ambiguidade aqui é onde as reservas silenciosamente se desfazem.
Escreva como instruções que uma pessoa cansada pode seguir depois do trabalho. Por exemplo: "Nós organizamos uma tarifa de grupo na nossa companhia aérea para convidados que voam da costa. Para usá-la, ligue para o balcão de grupo no número da nossa página de viagens e forneça a nossa referência de reserva. O balcão está aberto nos dias de semana, e a tarifa de grupo é válida até o prazo abaixo."
Comece com o prazo, não com os benefícios
A informação mais importante em qualquer arranjo de voo em grupo é o prazo, porque todo o bloco evapora quando ele passa. Coloque essa data em destaque na sua página de viagens e repita-a em qualquer lembrete que você enviar. Os convidados são famosos por assumir que têm muito tempo e depois descobrir que a tarifa se foi. Um lembrete firme e amigável ajuda: "A tarifa de grupo é válida apenas até o nosso prazo de reserva. Após essa data, os assentos voltam a estar disponíveis ao público e o preço não é mais garantido, então, por favor, reserve antes disso, mesmo que ainda esteja finalizando os seus planos."
Também ajuda ser honesto que uma tarifa de grupo não é automaticamente a opção mais barata. Às vezes, uma tarifa pública flexível, um aeroporto alternativo próximo ou um resgate de pontos supera o bloco. Os convidados apreciam um casal que diz: "Nós organizamos esta tarifa para simplificar as coisas, mas reserve o que funcionar melhor para você" em vez de implicar que a tarifa de grupo é obrigatória.
Antecipe as perguntas que os convidados realmente farão
Uma boa página de viagens responde às perguntas práticas antes que a sua caixa de entrada se encha delas. De qual aeroporto o bloco é baseado, e há um aeroporto alternativo mais próximo ou mais barato que valha a pena considerar. Se a tarifa de grupo inclui bagagem despachada ou seleção de assento, já que esses adicionais mudam o preço real. Quais são os termos de alteração e cancelamento, porque os planos de destino mudam e as pessoas se preocupam em ficar presas. E se crianças, bebês ou parceiros fora da lista de convidados podem usar o mesmo bloco. Você nunca antecipará todas as perguntas, mas cobrir estas quatro remove a maior parte da troca de mensagens.
Se o seu bloco é gerenciado por um agente de viagens, forneça aos convidados o nome e o contato dessa pessoa diretamente, e deixe-os saber que não há problema em entrar em contato. Um ser humano nomeado que lida com o voo para um viajante internacional nervoso pela primeira vez vale mais do que qualquer instrução impressa.
Mais uma cortesia que compensa: diga aos convidados aproximadamente quanto custa a tarifa de grupo, na moeda em que eles realmente pagarão, para que ninguém seja pego de surpresa no checkout. Uma tarifa cotada em uma moeda pode parecer muito diferente depois que o banco do convidado a converte, e um aviso sobre isso, juntamente com uma nota de que as tarifas podem variar dia a dia até a reserva, mantém as expectativas honestas. Se o seu bloco abrange várias cidades de partida com preços diferentes, uma pequena linha reconhecendo que nem todos verão o mesmo número evita comparações confusas entre amigos que viajam de costas opostas.
Exemplo de texto para o encarte ou página
Aqui está uma versão compacta que você pode adaptar para um encarte de detalhes. "Voando para o casamento? Nós organizamos uma tarifa de grupo para facilitar a sua chegada. Reserve através do link nesta página e insira a nossa referência para ver a tarifa. O bloco é válido até o nosso prazo, então, por favor, reserve com antecedência. Bagagens e assentos são reservados separadamente, e você é sempre bem-vindo para encontrar uma tarifa melhor por conta própria, se encontrar uma. Perguntas sobre voos podem ser direcionadas ao nosso coordenador de viagens, cujos detalhes estão abaixo."
Para uma versão mais curta que aponta para o seu site, tente: "Nós organizamos uma tarifa de voo em grupo para os convidados. Visite a nossa página de viagens para o link de reserva, o nosso número de referência e o prazo para garanti-la." Curto, honesto e envia as pessoas para o único lugar onde os detalhes permanecem atualizados.
Coordene os voos com o seu fluxo de RSVP
A reserva de voos e os RSVPs estão interligados para casamentos de destino, porque muitos convidados não se comprometerão com o seu evento até que possam ver se os voos se encaixam no seu orçamento e calendário. É exatamente por isso que um convite digital com rastreamento de RSVP em tempo real é tão útil aqui. Os convidados podem indicar que virão assim que tiverem verificado os voos, e você pode acompanhar a sua contagem de convidados se consolidando em um só lugar, em vez de perseguir cartões de papel. O InviteDrop é gratuito para começar, a sua abertura de envelope animada dá ao convite um senso de ocasião, e o seu painel de convidados mostra quem respondeu para que você possa enviar lembretes de voo apenas para as pessoas que ainda precisam deles.
Mantenha a logística de voos fora do convite e em uma página que você possa atualizar, comece cada menção com o prazo de reserva e torne fácil para os convidados responderem assim que a sua viagem estiver organizada. Quando estiver pronto para criar um cartão limpo com uma página de viagens por trás dele, crie um no InviteDrop e deixe a logística viver onde os seus convidados possam realmente usá-la.
