I matrimoni con destinazione seguono un ritmo diverso rispetto a tutti gli altri eventi, e la tempistica di invio dei Save the Date per un matrimonio con destinazione è la decisione che determina chi effettivamente parteciperà. Un invitato non sta semplicemente rispondendo a una festa, sta pianificando un viaggio: voli, alloggio, giorni liberi dal lavoro, forse passaporti, forse assistenza all'infanzia per diversi giorni. Tutto ciò richiede mesi per essere organizzato e denaro per essere sostenuto. Prima lo comunichi alle persone, più di loro potranno dire di sì, che è l'intero scopo dell'invio di un Save the Date in primo luogo.
L'istinto più importante da avere qui è quello di inviare prima del necessario. Per un matrimonio nella propria città, un Save the Date anticipato è una cortesia. Per un matrimonio con destinazione, è il meccanismo che rende possibile la partecipazione. Se stai ancora creando la partecipazione, puoi progettarne una su InviteDrop mentre organizzi la tempistica qui sotto.
Dai agli invitati il più lungo preavviso possibile
Il motivo per inviare i Save the Date per matrimoni con destinazione con largo anticipo rispetto a un matrimonio locale non è l'etichetta, ma la logistica che gli invitati non possono affrettare. Le tariffe aeree per le destinazioni popolari aumentano man mano che i posti si esauriscono, i blocchi di hotel si riempiono e le persone devono richiedere giorni liberi con largo anticipo, a volte in competizione con i colleghi per lo stesso periodo di vacanza. Un invitato che viene a conoscenza del tuo matrimonio in anticipo può distribuire i costi, cercare tariffe ragionevoli e bloccare i giorni liberi prima che qualcun altro li reclami. Un invitato che viene a sapere tardi spesso è escluso per il prezzo o semplicemente non riesce a ottenere il tempo, e poi rifiuta per motivi che non hanno nulla a che fare con il desiderio di essere presente.
Pensa al Save the Date come a ciò che sblocca la pianificazione. Nel momento in cui arriva, gli invitati motivati iniziano a prenotare. Ogni settimana prima lo invii è un'altra settimana che quegli invitati hanno per far funzionare il viaggio finanziariamente e logisticamente. Per un matrimonio con destinazione, quel preavviso è la differenza tra una celebrazione completa e una scarsa.
Passaporti e viaggi internazionali anticipano ulteriormente i tempi
Se il tuo matrimonio è in un altro paese, tieni conto dei documenti. Alcuni dei tuoi invitati potrebbero non avere un passaporto valido, e ottenerne o rinnovarne uno richiede tempo che varia ed è fuori dal tuo controllo. Un invitato che ha bisogno di un nuovo passaporto non può prenotare voli con sicurezza finché non lo ha in mano. Nominare questa realtà in anticipo e ricordare agli invitati di controllare la scadenza del passaporto, ti risparmia un'ondata di cancellazioni dell'ultimo minuto da parte di persone che l'hanno lasciato troppo tardi. Non devi dilungarti, un semplice promemoria per controllare i documenti è sufficiente.
Metti subito in mano agli invitati gli elementi essenziali del viaggio
Gli invitati a un matrimonio con destinazione prendono la loro decisione di andare o non andare in parte in base al costo e alla fattibilità, quindi prima possono vedere la forma del viaggio, meglio è. Prepara un blocco di camere o hotel consigliati quando invii il Save the Date e indirizza gli invitati a un sito web dove si trovano i dettagli del viaggio. Non è necessario che ogni dettaglio sia finalizzato, ma anche una guida approssimativa, quale aeroporto raggiungere, all'incirca quante notti pianificare, aiuta gli invitati a costruire un budget realistico e a impegnarsi. Il Save the Date stesso dovrebbe rimanere pulito; lascia che il sito web si occupi della logistica.
Indica chiaramente la posizione e definisci l'ambito
Sii esplicito su dove si terrà il matrimonio, perché "destinazione" significa cose diverse per invitati diversi. Indica chiaramente la città e il paese, e se la celebrazione si estende per più di un giorno, suggerisci che gli invitati dovrebbero pianificare un soggiorno di più notti piuttosto che una singola serata. I matrimoni con destinazione spesso diventano lunghi weekend o piccole vacanze, e gli invitati devono saperlo in anticipo in modo da prenotare il numero giusto di notti e prendere abbastanza giorni liberi. Definire l'ambito sul Save the Date previene la situazione imbarazzante di un invitato che prenota una notte per una celebrazione di tre giorni.
Rendi facile per gli invitati che non possono fare il viaggio
Un matrimonio con destinazione avrà persone che ti amano e semplicemente non possono viaggiare, il costo, i giorni liberi, il passaporto, la tempistica in quella fase della loro vita. Inviare il Save the Date in anticipo serve in parte a dare a quegli invitati il tempo di essere onesti con se stessi e con te, piuttosto che tormentarsi fino all'ultimo minuto. Quando qualcuno si rende conto in anticipo di non poter venire, tutti ne beneficiano: tu ottieni un conteggio più pulito prima, e loro si risparmiano mesi di sensi di colpa. Inquadrare la tua comunicazione calorosamente, chiarendo che capisci che il viaggio è una grande richiesta, dà alle persone il permesso di rifiutare con grazia invece di rimanere in silenzio.
Puoi anche addolcire la pillola per gli invitati che non possono viaggiare pianificando modi per includerli, un livestream della cerimonia, una piccola celebrazione locale al tuo ritorno, o semplicemente una nota sentita che capisci. Nulla di tutto ciò appartiene al Save the Date stesso, che dovrebbe rimanere focalizzato sulla data e sulla destinazione, ma sapere di avere queste opzioni rende le conversazioni iniziali più facili. Gli invitati che possono venire ottengono il lungo preavviso di cui hanno bisogno per prenotare, e gli invitati che non possono ottengono la grazia di ritirarsi in anticipo. Entrambi i risultati sono migliori quando il Save the Date viene inviato prima piuttosto che dopo, che è il motivo per cui la tempistica della destinazione precede tutto il resto.
Aspettati, e pianifica in base a, maggiore incertezza
Sii realistico: un matrimonio con destinazione avrà persone che desiderano sinceramente venire ma non riescono a far funzionare il costo o il calendario, e sentirai un mix di sì entusiasti e forse rammaricati per più tempo rispetto a un matrimonio locale. Questo è normale. Ciò che aiuta è inviare la data in anticipo in modo che quelle conversazioni avvengano con tempo a disposizione, e in modo che gli invitati che possono venire abbiano ogni possibilità di organizzarlo.
È anche qui che il monitoraggio anticipato delle risposte ripaga, perché il tuo numero di partecipanti guida prenotazioni reali, il tuo blocco di camere, i conteggi dei tuoi fornitori, a volte accordi di viaggio di gruppo. Con InviteDrop puoi iniziare gratuitamente, inviare il Save the Date e utilizzare il monitoraggio RSVP reale con una dashboard per gli invitati per vedere gli impegni arrivare durante il lungo periodo di preavviso di cui ha bisogno un matrimonio con destinazione. La rivelazione animata della busta conferisce alla partecipazione un senso di occasione quando si apre, il che si adatta a un matrimonio che le persone stanno trattando come un vero viaggio che vale la pena pianificare.
L'intera strategia per la tempistica della destinazione si riduce a una frase onesta: prima gli invitati sanno, più di loro possono permettersi di venire. Invia prima di un matrimonio locale, segnala in anticipo documenti e viaggi, e dai alle persone un luogo chiaro dove pianificare. Quando sei pronto a creare la partecipazione che dà il via al conto alla rovescia di tutti, progetta una su InviteDrop e inviala mentre voli e giorni liberi sono ancora disponibili.
