Hai prenotato un blocco di camere in modo che i tuoi ospiti potessero soggiornare vicino alla celebrazione, assicurarsi una tariffa notturna più vantaggiosa e incontrarsi nella hall la mattina dopo. Il problema è che un blocco di camere funziona solo se le persone lo prenotano effettivamente, e possono prenotarlo solo se dici loro come, dove e entro quando. Sono troppe informazioni per un invito di matrimonio, quindi la vera abilità qui è decidere cosa inserire nell'invito stesso e cosa in un luogo con un po' più di spazio per respirare.
Mantieni l'Invito Pulito
Il biglietto d'invito non è il posto per un codice di prenotazione e un numero di telefono. Il suo compito è annunciare chi si sposa, quando e dove, e far sì che l'intero evento sembri un'occasione per cui vale la pena varcare una soglia. Se ci infili orari di check-in e date limite, diluisci l'unico momento che dovrebbe essere cerimoniale. Sia che tu stia ordinando suite stampate o che decida di progettarne una su InviteDrop, tratta la carta principale come il titolo e lascia che un secondo livello porti la logistica.
La soluzione cartacea classica è un inserto separato per dettagli o alloggi, riposto dietro l'invito. Se stai inviando un invito digitale, l'equivalente è una sezione chiaramente etichettata o un link che apre le informazioni di viaggio senza seppellire i dettagli della cerimonia. In entrambi i casi, il blocco dell'hotel si trova a un passo dall'invito, abbastanza vicino da essere trovato, abbastanza lontano da non affollarlo.
I Dettagli di Cui gli Ospiti Hanno Effettivamente Bisogno per Prenotare
Quando scrivi la sezione del blocco di camere, immagina un ospite che la legge, che non ha mai sentito parlare del tuo hotel e sta prenotando dal suo telefono durante la pausa pranzo. Hanno bisogno del nome completo dell'hotel, non di un'abbreviazione che solo i locali riconoscerebbero. Hanno bisogno del nome esatto del blocco o del codice di gruppo che l'hotel ti ha dato, perché i sistemi della reception sono inflessibili su questo. Hanno bisogno di un metodo di prenotazione, che sia un link di prenotazione dedicato, un numero di telefono o entrambi, poiché alcuni ospiti preferiranno sempre chiamare.
Hanno anche bisogno della data limite, che è il numero più importante della pagina. Un blocco di camere è tenuto solo fino a un certo giorno, dopodiché le camere non prenotate tornano disponibili al pubblico e spesso a una tariffa più alta. Dillo chiaramente. Qualcosa come "Si prega di prenotare entro la scadenza di prenotazione stabilita dall'hotel; le camere e la tariffa di gruppo non sono garantite dopo tale data" informa gli ospiti della posta in gioco senza che tu debba promettere una cifra specifica che non puoi controllare. Se hai bloccato più di una proprietà a diversi prezzi, raggruppale in modo che gli ospiti possano scegliere in base al budget piuttosto che indovinare.
Formulazione che Suona Calda, Non Amministrativa
La scrittura logistica tende a essere rigida, e una sezione di blocco di camere può sembrare un promemoria se glielo permetti. Ammorbidisci la cornice rendendola incentrata sul comfort dell'ospite piuttosto che sulle tue esigenze organizzative. Invece di "Gli ospiti devono usare il seguente codice", prova "Abbiamo riservato delle camere a una tariffa speciale per rendere il vostro viaggio più facile. Per prenotare, menzionate il nostro blocco di gruppo quando prenotate." Stai descrivendo una cortesia che hai organizzato, non impartendo istruzioni.
Aiuta anche spiegare perché esiste il blocco, specialmente per un matrimonio di destinazione o fuori città. Una frase come "Soggiornare nell'hotel ospitante significa che sarete a pochi passi dal ritrovo di benvenuto e potrete condividere i passaggi per la location" offre agli ospiti un motivo per scegliere il blocco rispetto a un'offerta più economica che hanno trovato altrove. Le persone prenotano ciò che sembra la scelta facile e sociale, quindi dipingi brevemente quel quadro.
Gestire Più di Un Hotel o Camere Extra
Molte coppie riservano blocchi in due hotel, spesso uno più elegante e uno più attento al budget nelle vicinanze. Se è il tuo caso, sii esplicito sulla differenza in modo che gli ospiti si auto-selezionino senza inviarti e-mail. Indica quale hotel è più vicino alla location, quale ha la tariffa più bassa e se una navetta serve uno o entrambi. Quando il tuo blocco si esaurisce, gli hotel a volte aprono un blocco extra a una tariffa leggermente diversa, quindi vale la pena aggiungere una frase gentile che se il blocco risulta pieno, gli ospiti dovrebbero comunque chiamare e chiedere, perché l'hotel potrebbe accontentarli.
Resisti alla tentazione di fare commenti su quale hotel sia "migliore". Fornisci i fatti e lascia che le persone decidano. Un ospite che viaggia con tre bambini valuta la distanza e il prezzo in modo diverso rispetto a una coppia che vola per una notte, e il tuo compito è fornire a tutti le informazioni piuttosto che la conclusione.
Tempistica: Inviare Abbastanza Presto da Essere Utile
I dettagli del blocco di camere sono inutili se arrivano dopo che gli ospiti hanno già prenotato qualcos'altro. Per un matrimonio locale, condividere il blocco quando vengono inviati gli inviti di solito va bene. Per qualsiasi cosa che richieda un viaggio, gli ospiti apprezzano di conoscere gli alloggi prima dell'invito formale, spesso tramite un save-the-date o un link a un sito web del matrimonio. Prima un ospite può bloccare una camera, più è probabile che utilizzi il tuo blocco invece di cercare la propria offerta.
Se invii un invito digitale, hai un vantaggio discreto: puoi aggiornare le informazioni sugli alloggi in un secondo momento. Quando il primo hotel si riempie e ne aggiungi un secondo, o la data limite si sposta, puoi rivedere i dettagli sul posto invece di inviare una correzione. La carta non può farlo, quindi se i tuoi piani sono ancora in movimento, un formato che puoi modificare ti risparmia un sacco di messaggi di follow-up.
Collega il Blocco al Tuo RSVP per Poter Pianificare
Sapere chi viene e, approssimativamente, chi soggiorna nel blocco ti aiuta a valutare le esigenze di navetta, il numero di sacchetti di benvenuto e il numero di persone per il brunch del mattino dopo. Non otterrai dati perfetti, poiché gli ospiti prenotano gli hotel secondo le proprie tempistiche, ma abbinare i dettagli del blocco di camere a uno strumento RSVP reale ti fornisce un conteggio aggiornato per la pianificazione. Su InviteDrop il tracciamento RSVP si aggiorna man mano che gli ospiti rispondono, così puoi vedere le risposte arrivare sulla dashboard degli ospiti e contattare chiunque sia rimasto in silenzio mentre si avvicina la data limite dell'hotel. Quel promemoria, inviato alla manciata di persone che non hanno ancora prenotato, è spesso ciò che ti salva dal rilasciare camere di cui avevi effettivamente bisogno.
Una Struttura Semplice che Puoi Riutilizzare
Se desideri un ordine affidabile per la sezione degli alloggi, inizia con il nome e la posizione dell'hotel, prosegui con il nome o il codice del blocco di gruppo, poi il link di prenotazione o il numero di telefono, quindi la data limite in un linguaggio degno di essere in grassetto, e chiudi con qualsiasi vantaggio come una navetta o la colazione inclusa. Mantienilo un blocco di testo conciso che un ospite possa fare uno screenshot. Qualsiasi cosa più lunga e le persone smettono di leggere prima di raggiungere la scadenza, che è l'unica riga che più hai bisogno che vedano.
Gestisci correttamente i dettagli del blocco di camere e rimuoverai un'enorme quantità di stress del giorno: gli ospiti sono alloggiati insieme, il trasporto è più facile da organizzare e nessuno è bloccato dall'altra parte della città in un motel a caso. Quando sei pronto per creare l'invito e la sezione di viaggio che contiene tutto questo, puoi progettarne uno su InviteDrop gratuitamente, aprire la busta animata che accoglie ogni ospite e tracciare chi ha risposto in modo da sapere esattamente come si sta riempiendo il blocco dell'hotel.
