Se hai negoziato una tariffa di gruppo con una compagnia aerea per il tuo matrimonio di destinazione, questo è un vero regalo per i tuoi ospiti, e vale la pena comunicarlo bene. L'errore che la maggior parte delle coppie commette è cercare di stipare l'intero processo della tariffa di gruppo sulla carta d'invito stessa. Codici di volo, scadenze di prenotazione, uffici di gruppo delle compagnie aeree e note sui periodi di esclusione non appartengono a un bellissimo invito. Appartengono a un luogo dove i tuoi ospiti possono agire su di essi. Ecco come includere i dettagli per la prenotazione di voli di gruppo in modo che le persone li utilizzino effettivamente invece di ignorarli.
Mantieni l'invito pulito
Il tuo invito principale ha un solo compito: comunicare chi, dove e quando, e far venire voglia alle persone di partecipare. Nel momento in cui stampi un codice di prenotazione aerea su di esso, il design passa da invito di matrimonio a promemoria di viaggio. Mantieni il biglietto focalizzato sulla celebrazione e indirizza tutta la logistica del volo a un inserto con i dettagli, a un sito web del matrimonio o a una pagina collegata. Se stai creando la tua suite digitalmente, puoi progettarne una su InviteDrop e mantenere la parte anteriore del biglietto serena mentre i dettagli pratici di viaggio vivono su una pagina separata e facile da aggiornare. Questa separazione è ancora più importante per i voli, perché le tariffe e le scadenze cambiano, e non vuoi che le tue istruzioni di prenotazione siano "congelate" su un biglietto che hai spedito mesi fa.
Spiega cos'è effettivamente una tariffa di gruppo
Non dare per scontato che i tuoi ospiti sappiano come funzionano le prenotazioni di gruppo delle compagnie aeree, perché la maggior parte delle persone non ne ha mai usata una. Una tariffa di gruppo è un blocco di posti che una compagnia aerea riserva per il tuo evento a un prezzo concordato, solitamente raggiungibile tramite un ufficio di prenotazione di gruppo dedicato o un link speciale, con una scadenza fissa dopo la quale il blocco viene rilasciato. Alcune coppie lo organizzano direttamente con il dipartimento gruppi della compagnia aerea, e altre si rivolgono a un agente di viaggio che gestisce l'intero blocco. Spiega, in un linguaggio semplice, esattamente quale percorso i tuoi ospiti dovrebbero seguire: chiama questo numero e cita questo codice, oppure clicca su questo link e inserisci questo riferimento. L'ambiguità qui è dove le prenotazioni si sfaldano silenziosamente.
Scrivilo come istruzioni che una persona stanca può seguire dopo il lavoro. Ad esempio: "Abbiamo organizzato una tariffa di gruppo con la nostra compagnia aerea per gli ospiti che volano dalla costa. Per utilizzarla, chiama l'ufficio gruppi al numero sulla nostra pagina di viaggio e fornisci il nostro riferimento di prenotazione. L'ufficio è aperto nei giorni feriali e la tariffa di gruppo è valida fino alla scadenza indicata di seguito."
Inizia con la scadenza, non con i vantaggi
L'informazione più importante in qualsiasi accordo di volo di gruppo è la scadenza, perché l'intero blocco evapora quando questa passa. Metti quella data in primo piano e al centro della tua pagina di viaggio, e ripetila in ogni promemoria che invii. Gli ospiti sono famosi per dare per scontato di avere molto tempo e poi scoprire che la tariffa è sparita. Un promemoria fermo ma amichevole aiuta: "La tariffa di gruppo è valida solo fino alla nostra scadenza di prenotazione. Dopo tale data, i posti tornano disponibili al pubblico e il prezzo non è più garantito, quindi si prega di prenotare prima di allora anche se si stanno ancora finalizzando i piani."
Aiuta anche essere onesti sul fatto che una tariffa di gruppo non è automaticamente l'opzione più economica. A volte una tariffa pubblica flessibile, un aeroporto alternativo nelle vicinanze o un riscatto di punti batte il blocco. Gli ospiti apprezzano una coppia che dice: "Abbiamo organizzato questa tariffa per semplificare le cose, ma prenotate ciò che funziona meglio per voi" piuttosto che implicare che la tariffa di gruppo sia obbligatoria.
Anticipa le domande che gli ospiti faranno effettivamente
Una buona pagina di viaggio risponde alle domande pratiche prima che la tua casella di posta si riempia di esse. Da quale aeroporto è basato il blocco, e c'è un'alternativa più vicina o più economica da considerare? Se la tariffa di gruppo include bagagli registrati o selezione del posto, poiché questi extra cambiano il prezzo reale. Quali sono i termini di modifica e cancellazione, perché i piani di destinazione cambiano e le persone si preoccupano di essere vincolate. E se bambini, neonati o partner al di fuori della lista degli invitati possono utilizzare lo stesso blocco. Non anticiperai mai ogni domanda, ma coprire queste quattro elimina la maggior parte dello scambio di informazioni.
Se il tuo blocco è gestito tramite un agente di viaggio, fornisci agli ospiti il nome e il contatto di quella persona direttamente, e fagli sapere che va bene contattarla. Un essere umano nominato che gestisce il volo per un viaggiatore internazionale nervoso per la prima volta vale più di qualsiasi istruzione stampata.
Un'altra cortesia che ripaga: comunica agli ospiti approssimativamente a quanto ammonta la tariffa di gruppo, nella valuta che effettivamente pagheranno, in modo che nessuno sia colto di sorpresa al momento del checkout. Una tariffa quotata in una valuta può apparire molto diversa una volta che la banca dell'ospite la converte, e un avviso su questo, insieme a una nota che le tariffe possono variare di giorno in giorno fino alla prenotazione, mantiene le aspettative oneste. Se il tuo blocco copre diverse città di partenza a prezzi diversi, una breve riga che riconosce che non tutti vedranno lo stesso numero previene confronti confusi tra amici che viaggiano da coste opposte.
Esempio di testo per l'inserto o la pagina
Ecco una versione compatta che puoi adattare per un inserto con i dettagli. "Voli per il matrimonio? Abbiamo organizzato una tariffa di gruppo per semplificare l'organizzazione del viaggio. Prenota tramite il link su questa pagina e inserisci il nostro riferimento per vedere la tariffa. Il blocco è valido fino alla nostra scadenza, quindi si prega di prenotare in anticipo. Bagagli e posti sono prenotati separatamente, e sei sempre il benvenuto a trovare una tariffa migliore per conto tuo se ne trovi una. Le domande sui voli possono essere rivolte al nostro coordinatore di viaggio, i cui dettagli sono di seguito."
Per una versione più breve che rimanda al tuo sito web, prova: "Abbiamo organizzato una tariffa di gruppo per i voli degli ospiti. Visita la nostra pagina di viaggio per il link di prenotazione, il nostro numero di riferimento e la scadenza per bloccarla." Breve, onesto, e indirizza le persone all'unico posto dove i dettagli rimangono aggiornati.
Coordina i voli con il flusso delle tue conferme di partecipazione
La prenotazione dei voli e le conferme di partecipazione sono strettamente legate per i matrimoni di destinazione, perché molti ospiti non si impegneranno per il tuo evento finché non potranno vedere se i voli rientrano nel loro budget e nel loro calendario. È esattamente per questo che un invito digitale con tracciamento delle conferme di partecipazione in tempo reale è così utile qui. Gli ospiti possono indicare che verranno non appena avranno esaminato i voli, e tu puoi vedere il numero di partecipanti consolidarsi in un unico posto invece di inseguire biglietti cartacei. InviteDrop è gratuito per iniziare, la sua apertura animata della busta conferisce all'invito un senso di occasione, e la sua dashboard degli ospiti ti mostra chi ha risposto in modo da poter inviare promemoria sui voli solo alle persone che ne hanno ancora bisogno.
Tieni la "macchina" dei voli fuori dall'invito e su una pagina che puoi aggiornare, inizia ogni menzione con la scadenza di prenotazione e rendi facile per gli ospiti rispondere non appena i loro piani di viaggio si concretizzano. Quando sei pronto a creare un biglietto pulito con una pagina di viaggio dietro di esso, progetta uno su InviteDrop e lascia che la logistica viva dove i tuoi ospiti possono effettivamente usarla.
