Reservaste un bloque de habitaciones para que tus invitados pudieran alojarse cerca de la celebración, conseguir una tarifa nocturna más amigable y verse en el vestíbulo a la mañana siguiente. El problema es que un bloque de habitaciones solo funciona si la gente realmente lo reserva, y solo pueden reservarlo si les dices cómo, dónde y cuándo. Esa es más información de la que una invitación de boda puede llevar con gracia, así que la verdadera habilidad aquí es decidir qué pertenece a la invitación en sí y qué pertenece a un lugar con un poco más de espacio para respirar.
Mantén la invitación limpia
La tarjeta de invitación no es el lugar para un código de reserva y un número de teléfono. Su trabajo es anunciar quién se casa, cuándo y dónde, y hacer que todo el evento se sienta como una ocasión que vale la pena cruzar un umbral. Si le metes horarios de check-in y fechas límite, diluyes el único momento que se supone que debe ser ceremonial. Ya sea que estés encargando suites impresas o decidas diseñar una en InviteDrop, trata la tarjeta principal como el titular y deja que una segunda capa lleve la logística.
La solución clásica en papel es un inserto separado de detalles o alojamiento escondido detrás de la invitación. Si estás enviando una invitación digital, el equivalente es una sección claramente etiquetada o un enlace que abre la información de viaje sin enterrar los detalles de la ceremonia. De cualquier manera, el bloque de hotel vive a un paso de la invitación, lo suficientemente cerca para encontrarlo, lo suficientemente lejos para no abarrotarlo.
Los detalles que los invitados realmente necesitan para reservar
Cuando escribas la sección del bloque de habitaciones, imagina a un invitado leyéndola que nunca ha oído hablar de tu hotel y está reservando en su teléfono durante una pausa para el almuerzo. Necesitan el nombre completo del hotel, no una abreviatura que solo los lugareños reconocerían. Necesitan el nombre exacto del bloque o el código de grupo que el hotel te dio, porque los sistemas de recepción son implacables con eso. Necesitan un método de reserva, ya sea un enlace de reserva dedicado, un número de teléfono o ambos, ya que algunos invitados siempre preferirán llamar.
También necesitan la fecha límite, que es el número más importante de la página. Un bloque de habitaciones solo se mantiene hasta un día determinado, después del cual las habitaciones no reservadas se liberan al público en general y a menudo a una tarifa más alta. Dilo claramente. Algo como "Por favor, reserve antes de la fecha límite de reserva establecida por el hotel; las habitaciones y la tarifa de grupo no están garantizadas después de esa fecha" les dice a los invitados lo que está en juego sin que tengas que prometer una cifra específica que no puedes controlar. Si has bloqueado más de una propiedad a diferentes precios, agrúpalas para que los invitados puedan elegir según el presupuesto en lugar de adivinar.
Redacción que suene cálida, no administrativa
La redacción logística tiende a ser rígida, y una sección de bloque de habitaciones puede parecer un memorándum si lo permites. Suaviza el encuadre haciéndolo sobre la comodidad del invitado en lugar de tus necesidades organizativas. En lugar de "Los invitados deben usar el siguiente código", prueba "Hemos reservado habitaciones a una tarifa especial para facilitar su viaje. Para reservar, mencione nuestro bloque de grupo cuando reserve". Estás describiendo una cortesía que organizaste, no dando instrucciones.
También ayuda explicar por qué existe el bloque, especialmente para una boda de destino o fuera de la ciudad. Una frase como "Alojarse en el hotel anfitrión significa que estará a pocos pasos de la reunión de bienvenida y podrá compartir viajes al lugar" les da a los invitados una razón para elegir el bloque en lugar de una opción más barata que encontraron en otro lugar. La gente reserva lo que parece la opción fácil y social, así que pinta esa imagen brevemente.
Manejo de más de un hotel o habitaciones de desbordamiento
Muchas parejas reservan bloques en dos hoteles, a menudo uno más elegante y otro más económico cerca. Si ese es tu caso, sé explícito sobre la diferencia para que los invitados se seleccionen a sí mismos sin enviarte correos electrónicos. Ten en cuenta qué hotel está más cerca del lugar, cuál tiene la tarifa más baja y si un servicio de transporte sirve a uno o a ambos. Cuando tu bloque se agota, los hoteles a veces abren un desbordamiento a una tarifa ligeramente diferente, por lo que vale la pena agregar una línea suave de que si el bloque aparece como lleno, los invitados aún deben llamar y preguntar, porque el hotel puede acomodarlos.
Resiste la tentación de editorializar sobre qué hotel es "mejor". Da los hechos y deja que la gente decida. Un huésped que viaja con tres hijos sopesa la distancia y el precio de manera diferente a una pareja que vuela por una noche, y tu trabajo es dar a todos la información en lugar de la conclusión.
Momento: envíalo con la suficiente antelación para que importe
Los detalles del bloque de habitaciones son inútiles si llegan después de que los invitados ya han reservado otra cosa. Para una boda local, compartir el bloque cuando se envían las invitaciones suele estar bien. Para cualquier cosa que requiera viajar, los invitados agradecen saber sobre el alojamiento antes de la invitación formal, a menudo a través de un "save-the-date" o un enlace a un sitio web de bodas. Cuanto antes pueda un invitado reservar una habitación, más probable es que use tu bloque en lugar de buscar su propia oferta.
Si envías una invitación digital, tienes una ventaja silenciosa: puedes actualizar la información de alojamiento después del hecho. Cuando el primer hotel se llena y agregas un segundo, o la fecha límite cambia, puedes revisar los detalles en su lugar en lugar de enviar una corrección por correo. El papel no puede hacer eso, así que si tus planes aún están en movimiento, un formato que puedes editar te ahorra muchos mensajes de seguimiento.
Vincula el bloque a tu RSVP para que puedas planificar
Saber quién viene y aproximadamente quién se aloja en el bloque te ayuda a calcular las necesidades de transporte, el número de bolsas de bienvenida y el número de asistentes al brunch de la mañana siguiente. No obtendrás datos perfectos, ya que los invitados reservan hoteles en sus propios plazos, pero emparejar los detalles del bloque de habitaciones con una herramienta de RSVP real te da un recuento continuo para planificar. En InviteDrop, el seguimiento de RSVP se actualiza a medida que los invitados responden, para que puedas ver las respuestas llegar en el panel de control de invitados y contactar a cualquiera que se haya quedado en silencio a medida que se acerca la fecha límite del hotel. Ese recordatorio, enviado al puñado de personas que aún no han reservado, es a menudo lo que te salva de liberar habitaciones que realmente necesitabas.
Una estructura simple que puedes reutilizar
Si quieres un orden confiable para la sección de alojamiento, comienza con el nombre y la ubicación del hotel, sigue con el nombre o código del bloque de grupo, luego el enlace de reserva o el número de teléfono, luego la fecha límite en un lenguaje digno de negrita, y cierra con cualquier beneficio como un servicio de transporte o desayuno incluido. Mantenlo en un bloque de texto conciso que un invitado pueda capturar. Cualquier cosa más larga y la gente deja de leer antes de llegar a la fecha límite, que es la única línea que más necesitas que vean.
Haz bien los detalles del bloque de habitaciones y eliminarás una gran cantidad de estrés del día: los invitados están alojados juntos, el transporte es más fácil de organizar y nadie se queda varado al otro lado de la ciudad en un motel al azar. Cuando estés listo para construir la invitación y la sección de viaje que lleva todo esto, puedes diseñar una en InviteDrop gratis, abrir la revelación del sobre animado que saluda a cada invitado y rastrear quién ha respondido para saber exactamente cómo se está llenando el bloque de hotel.
