Das Event ist vorbei – Ihre Gastgeberpflichten nicht
Die Musik ist verstummt, die letzten Gäste sind gegangen und die Aufräumarbeiten sind im Gange. Es ist verlockend, Ihre Gastgeberpflichten als erledigt zu betrachten. Doch die Zeit nach dem Event ist es, in der sich aufmerksame Gastgeber von allen anderen unterscheiden. Wie Sie nachfassen – Gästen danken, Helfern Anerkennung zollen, Erinnerungen teilen und die Beziehungen zu Dienstleistern abschließen – prägt, wie Ihr Event lange nach dem Verblassen der Nacht in Erinnerung bleibt.
Die Etikette nach dem Event ist nicht kompliziert, wird aber oft übersehen. Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie in den Tagen und Wochen nach Ihrem Event tun sollten, um einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen.
Danken Sie Ihren Gästen
Jeder Gast, der an Ihrem Event teilgenommen hat, hat sich entschieden, seine Zeit, Energie und oft auch sein Geld (Geschenke, Outfits, Anreise) zu investieren, um mit Ihnen zu feiern. Diese Investition anzuerkennen, ist der grundlegendste Akt der Etikette nach dem Event.
Für formelle Anlässe (Hochzeiten, Galas, Jubiläen): Senden Sie innerhalb von zwei bis vier Wochen personalisierte Dankeskarten. Jede Karte sollte sich auf das erhaltene spezifische Geschenk oder einen persönlichen Moment beziehen, der während des Events geteilt wurde. Handschriftliche Notizen haben bei formellen Anlässen das größte Gewicht, aber eine wunderschön gestaltete digitale Karte, die pünktlich verschickt wird, ist besser als eine handschriftliche, die drei Monate zu spät ankommt.
Für zwanglose Anlässe (Dinnerpartys, Geburtstagsfeiern, Grillabende): Eine herzliche Textnachricht oder Mitteilung innerhalb von zwei bis drei Tagen ist angemessen. „Vielen Dank, dass du gestern Abend dabei warst – es hat mir viel bedeutet, dich hier zu haben, und ich lache immer noch über deine Geschichte vom Kanuausflug“ ist persönlich und ausreichend.
Für Events mit Geschenken: Dankeskarten für Geschenke sind nicht verhandelbar, unabhängig von der Formalität des Events. Erwähnen Sie das spezifische Geschenk namentlich, drücken Sie aus, wie Sie es verwenden möchten, und verbinden Sie es auf persönliche Weise mit dem Geber. „Vielen Dank für die wunderschöne Servierplatte – sie hat bereits einen festen Platz auf unserem Esstisch gefunden, und jedes Mal, wenn wir sie benutzen, werden wir an Ihre Großzügigkeit denken.“
Für Teilnehmer virtueller Events: Virtuelle Gäste verdienen die gleiche Wertschätzung wie persönliche Gäste. Sie haben sich entschieden, teilzunehmen, auch wenn es nur über einen Bildschirm war. Senden Sie eine Folgemeldung, die ihre Anwesenheit würdigt: „Vielen Dank, dass Sie sich aus der Ferne eingeloggt haben – Ihr Gesicht beim Toast zu sehen, war einer der Höhepunkte des Abends.“ Plattformen wie InviteDrop machen es einfach, elegante digitale Dankesnachrichten an Ihre gesamte Gästeliste zu senden.
Danken Sie Ihren Helfern
Jedes Event hat Helden hinter den Kulissen – Freunde, die beim Aufbau geholfen haben, Familienmitglieder, die gekocht haben, Kollegen, die die Logistik koordiniert haben, und Leute, die bis spät in die Nacht geblieben sind, um aufzuräumen. Diese Beiträge bleiben oft unerkannt, was eine verpasste Gelegenheit ist, wichtige Beziehungen zu stärken.
Senden Sie individuelle Nachrichten. Eine personalisierte Textnachricht, ein Anruf oder eine Notiz an jeden Helfer ist bedeutungsvoller als ein pauschales „Danke an alle, die geholfen haben.“ Erwähnen Sie ihren spezifischen Beitrag: „Die Blumenarrangements, die Sie zusammengestellt haben, waren atemberaubend – so viele Leute haben sie kommentiert. Vielen Dank, dass Sie das ermöglicht haben.“
Erwägen Sie ein kleines Geschenk. Für Personen, die sich erheblich über das Übliche hinaus engagiert haben – die die Babyparty ausgerichtet, die Überraschung koordiniert, die Bar die ganze Nacht gemanagt haben – kommuniziert ein kleines Dankeschön-Geschenk (eine Flasche Wein, ein Geschenkgutschein, Blumen), dass Sie ihre Mühe bemerkt und geschätzt haben.
Erwidern Sie die Hilfe. Das beste Dankeschön ist, für andere da zu sein, so wie sie für Sie da waren. Merken Sie sich, wer geholfen hat, und machen Sie es sich zur Aufgabe, deren Events und Bedürfnisse in Zukunft zu unterstützen. Gegenseitigkeit ist die Grundlage starker sozialer Beziehungen.
Professioneller Umgang mit Dienstleistern nach dem Event
Ihre Beziehung zu Event-Dienstleistern endet nicht mit dem Event. Ein professionelles Follow-up schützt Ihren Ruf und hilft zukünftigen Eventplanern.
Rechnungen umgehend prüfen. Vergleichen Sie alle Schlussrechnungen mit Ihren Verträgen und Vereinbarungen. Bestätigen Sie, dass die Dienstleistungen wie versprochen erbracht wurden, bevor Sie die Schlusszahlungen leisten. Falls es Überschreitungen oder zusätzliche Leistungen gab, überprüfen Sie diese anhand der Vereinbarungen und klären Sie Unstimmigkeiten direkt mit dem Dienstleister.
Zahlungen pünktlich begleichen. Begleichen Sie die Schlussrechnungen innerhalb des in Ihrem Vertrag festgelegten Zeitrahmens, typischerweise innerhalb von ein bis zwei Wochen nach dem Event. Eine pünktliche Zahlung ist professionelle Höflichkeit und bewahrt Ihren Ruf für zukünftige Buchungen.
Bewertungen hinterlassen. Wenn ein Dienstleister außergewöhnliche Arbeit geleistet hat, hinterlassen Sie eine positive Bewertung auf Google, Yelp oder der von ihm bevorzugten Plattform. Erwähnen Sie spezifische Dinge, die er gut gemacht hat. Bewertungen sind Währung für kleine Unternehmen, und eine detaillierte, aufrichtige Bewertung ist eines der wertvollsten Dinge, die Sie im Gegenzug anbieten können. Wenn es Probleme gab, sprechen Sie diese direkt mit dem Dienstleister an, anstatt Beschwerden öffentlich zu machen.
Eine Dankeskarte senden. Eine kurze Dankes-E-Mail an Dienstleister, die sich besonders eingesetzt haben – den Caterer, der eine Last-Minute-Allergie berücksichtigt hat, den DJ, der die Stimmung perfekt erfasst hat, den Fotografen, der länger geblieben ist – ist eine stilvolle Geste, die Dienstleister wirklich schätzen und in Erinnerung behalten.
Fotos und Erinnerungen teilen
Das Teilen von Event-Erinnerungen verlängert das Leben der Feier und stärkt die während des Events geknüpften Verbindungen.
Fotos aus allen Quellen sammeln. Sammeln Sie Fotos vom professionellen Fotografen, Ihrem eigenen Telefon und von Gästen. Erstellen Sie ein geteiltes Album auf Google Fotos, iCloud oder einer ähnlichen Plattform und laden Sie alle Gäste ein, Beiträge zu leisten. Je mehr Perspektiven, desto reicher die Erinnerungssammlung.
Highlights innerhalb einer Woche teilen. Die Begeisterung der Menschen ist in den Tagen unmittelbar nach dem Event am größten. Teilen Sie eine Auswahl der besten Fotos, solange die Erinnerungen frisch sind. Monate mit dem Teilen von Fotos zu warten, mindert deren emotionale Wirkung.
Seien Sie vorsichtig, was Sie öffentlich teilen. Nicht jedes Foto ist für soziale Medien geeignet. Fragen Sie Gäste, bevor Sie Fotos von ihnen posten, insbesondere in Situationen, die Alkohol, unvorteilhafte Winkel oder private Momente betreffen. Im Zweifelsfall fragen Sie um Erlaubnis oder teilen Sie in einer privaten Gruppe statt öffentlich.
Sorgfältig in sozialen Medien taggen. Wenn Sie Event-Fotos in sozialen Medien posten, taggen Sie Gäste, von denen Sie wissen, dass sie es begrüßen würden. Vermeiden Sie es, Personen zu taggen, die ihre Privatsphäre schätzen oder die möglicherweise nicht möchten, dass ihre Anwesenheit bei einem bestimmten Event öffentlich bekannt wird.
Kommunikation nach dem Event für spezifische Event-Typen
Verschiedene Events erfordern unterschiedliche Ansätze für das Follow-up nach dem Event.
Nach einer Hochzeit: Dankeskarten für jedes Geschenk (keine Ausnahmen). Ein Social-Media-Post oder eine E-Mail mit einigen Lieblingsfotos und einer herzlichen Nachricht. Ein privates Dankeschön an die Hochzeitsgesellschaft, die Eltern und alle, die einen Toast gehalten haben. Erwägen Sie, jedem Brautjungfer und Trauzeugen einen kleinen Druck oder ein Foto als Andenken zu senden.
Nach einer Babyparty: Dankeskarten für jedes Geschenk, idealerweise vor der Geburt des Babys verschickt. Fügen Sie ein Foto der Babyparty oder eine Notiz darüber bei, wie sehr Sie sich darauf freuen, jedes Geschenk zu verwenden. Nach der Geburt des Babys schließt eine Folgemeldung an die Babyparty-Gäste den Kreis wunderschön ab.
Nach einem Firmenevent: Senden Sie eine unternehmensweite E-Mail, in der Sie den Teilnehmern danken und Highlights oder wichtige Erkenntnisse teilen. Erkennen Sie spezifische Teammitglieder an, die zum Erfolg des Events beigetragen haben. Teilen Sie Fotos in den internen Kanälen des Unternehmens. Für externe Events mit Kunden oder Partnern pflegen individuelle Follow-up-E-Mails die Beziehungen, die das Event aufbauen sollte.
Nach einer Dinnerparty: Eine Textnachricht am nächsten Tag, die den Gästen für ihr Kommen dankt, ist das Minimum. Wenn ein Gast Wein, ein Gericht oder ein Gastgebergeschenk mitgebracht hat, würdigen Sie dies explizit. Teilen Sie alle Rezepte, die während des Abendessens angefragt wurden. Schlagen Sie das nächste Treffen vor – „Du bist dran mit dem Ausrichten!“ oder „Lass uns das nächsten Monat wiederholen“ hält die soziale Dynamik am Laufen.
Nach einer Kinderparty: Helfen Sie Ihrem Kind, seinen Freunden für ihr Kommen und für ihre Geschenke zu danken. Auch kleine Kinder können eine Karte unterschreiben oder ein Bild malen. Dies lehrt frühzeitig Dankbarkeit und ist charmant für die Empfänger. Senden Sie ein paar Fotos an die Eltern – sie werden es schätzen, ihre Kinder beim Spaß zu sehen.
Den Kreis elegant schließen
Einige letzte Aktionen schließen Ihren Gastgeberzyklus ab und hinterlassen alles in guter Ordnung.
Geliehene und gemietete Gegenstände zurückgeben. Geben Sie geliehene Gegenstände umgehend und im gleichen Zustand, in dem Sie sie erhalten haben, an Freunde und Familie zurück. Geben Sie gemietete Ausrüstung innerhalb des in Ihrem Vertrag angegebenen Zeitrahmens zurück, um Verspätungsgebühren zu vermeiden. Wenn etwas beschädigt wurde, kommunizieren Sie ehrlich und bieten Sie an, die Kosten zu übernehmen.
Ihre Aufzeichnungen aktualisieren. Wenn dies ein Event ist, das Sie regelmäßig planen, notieren Sie, was funktioniert hat, was nicht und was Sie beim nächsten Mal ändern würden. Notieren Sie Kontaktinformationen von Dienstleistern, Kosten und Leistung. Diese Informationen sind für die zukünftige Planung von unschätzbarem Wert und bewahren Sie davor, Fehler zu wiederholen oder das Rad neu zu erfinden.
Ruhen Sie sich aus. Eventplanung ist anstrengend. Nachdem das Follow-up erledigt ist, gönnen Sie sich eine Pause und genießen Sie den Nachglanz. Sie haben eine Zusammenkunft geschaffen, die Menschen zusammengebracht, Freude ermöglicht und Erinnerungen geschaffen hat. Das ist keine Kleinigkeit.
Die Etikette nach dem Event ist das letzte Kapitel Ihrer Gastgebergeschichte. Behandeln Sie sie mit der gleichen Sorgfalt und Absicht, die Sie in die Planung und Ausführung gesteckt haben, und Ihr Event wird nicht nur dafür in Erinnerung bleiben, was währenddessen geschah, sondern auch dafür, wie es die Menschen danach fühlen ließ. Senden Sie elegante Dankeskarten nach dem Event über InviteDrop und hinterlassen Sie Ihren Gästen einen letzten schönen Eindruck.
