Das Welcome Dinner ist der Auftakt eines Hochzeitswochenendes, der Moment, in dem reisemüde Gäste ihre Koffer abstellen, bekannte Gesichter finden und spüren, wie die Feier beginnt. Die Einladung dazu sollte sich von Ihrer Haupthochzeitseinladung unterscheiden: lockerer, wärmer, eher wie eine Hand auf der Schulter als eine formelle Aufforderung. Diesen Ton richtig zu treffen und gleichzeitig die praktischen Fragen der Gäste zu beantworten, ist die ganze Kunst der Formulierung für ein Welcome Dinner. Hier erfahren Sie, wie es geht.
Geben Sie den entspannten Ton von der ersten Zeile an
Ihre Hochzeitseinladung trägt das Gewicht der Gelübde. Die Einladung zum Welcome Dinner sollte sich wie das Ausatmen vor dem großen Tag anfühlen. Beginnen Sie mit einer freundlichen und lockeren Sprache statt mit einer formellen und gravierten. „Kommen Sie und schnaufen Sie mit uns durch“ oder „Das Wochenende beginnt hier“ setzt einen völlig anderen Ton als „Wir bitten um die Ehre Ihrer Anwesenheit“. Sie möchten, dass die Gäste wissen, dass dies der ungezwungene Teil des Wochenendes ist, bei dem man sich mischt und ein Glas in der Hand hält, und keine zweite Zeremonie. Wenn Sie Ihre gesamte Wochenend-Suite zusammen gestalten, können Sie eine auf InviteDrop gestalten und dem Welcome Dinner einen eigenen, leichteren Look verleihen, während es in derselben Familie wie Ihre Haupteinladung bleibt, sodass die Gäste sofort verstehen, wie die Teile zusammenpassen.
Eine herzliche Eröffnung könnte lauten: „Nach all der Reise, lasst uns das Wochenende richtig beginnen. Kommt zu einem Welcome Dinner am Abend vor der Hochzeit, um zu essen, zu trinken und endlich alle zusammen an einem Ort zu sein.“ Das sagt den Gästen sofort die Stimmung, den Zeitpunkt und den Zweck.
Machen Sie unmissverständlich klar, wer eingeladen ist
Das wichtigste praktische Detail in einer Einladung zum Welcome Dinner ist die Gästeliste, denn Welcome Dinner variieren enorm. Einige Paare laden alle ein, die für die Hochzeit angereist sind. Andere beschränken es auf Familie und die Hochzeitsgesellschaft. Wenn Ihr Welcome Dinner eine Untergruppe der gesamten Gästeliste ist, müssen Ihre Formulierung und Ihre Verteilung dies unmissverständlich machen, denn nichts verdirbt ein Wochenende schneller, als wenn ein Gast zu einem Dinner erscheint, zu dem er nicht eingeladen war, oder ein Gast in seinem Zimmer bleibt, weil er annahm, nicht willkommen zu sein.
Wenn das Dinner für alle ist, sagen Sie es deutlich: „Alle unsere Hochzeitsgäste sind herzlich eingeladen, also kommt, wie ihr seid.“ Wenn es begrenzt ist, handhaben Sie es diskret, indem Sie die Einladung zum Welcome Dinner nur an die Eingeladenen senden und es so formulieren, dass der Ausschluss nicht explizit genannt werden muss. Die leise Lösung ist ein gezielter Versand statt eines auf der Karte aufgedruckten Hinweises.
Beantworten Sie die Fragen, die Gäste haben werden
Selbst ein ungezwungenes Dinner braucht ein paar logistische Details. Gäste möchten wissen, wann sie ankommen sollen, wo es ist, wie sie dorthin gelangen und was sie anziehen sollen. Da das Welcome Dinner normalerweise auf einen Reisetag fällt, seien Sie besonders klar bezüglich des Timings und ziehen Sie in Betracht, etwas Spielraum für spät landende Flüge zu geben. „Das Dinner beginnt am Abend, aber kommt, wann immer eure Reise es zulässt, wir werden da sein“ nimmt den Druck von einem Gast, dessen Flug verspätet ist.
Ort und Transport sind ebenfalls wichtig, besonders an einem Zielort, wo die Gäste die Gegend nicht kennen. Wenn das Dinner im selben Resort stattfindet, in dem die Leute übernachten, sagen Sie es, denn das ist eine Erleichterung. Wenn es außerhalb ist, sagen Sie den Gästen, wie sie dorthin gelangen und ob Transportmittel bereitgestellt werden. Und geben Sie einen Dresscode an, der zur Umgebung passt, da „Welcome Dinner“ alles von Strand-Casual bis Gartenparty bedeuten könnte. Ein einfaches „Kleidung ist entspannt, denkt an das, was ihr zu einem netten Abendessen tragen würdet“ beseitigt das Rätselraten.
Nennen Sie den Gastgeber, falls es wichtig ist
Welcome Dinner werden oft von jemand anderem als dem Paar veranstaltet, häufig von den Eltern eines Partners, und traditionelle Formulierungen würdigen den Gastgeber. Wenn eine bestimmte Familie Gastgeber ist, ist es sowohl höflich als auch klärend, sie zu nennen: „Bitte schließen Sie sich den Eltern des Bräutigams zu einem Welcome Dinner an.“ Wenn das Paar Gastgeber ist oder wenn Sie es lieber einfach halten möchten, können Sie die Formalität ganz weglassen und die Einladung einfach herzlich in Ihrer eigenen Stimme aussprechen. Es gibt hier keine falsche Wahl, nur die Wahl, die zum Stil Ihrer Familie passt, aber entscheiden Sie sich, denn die Gastgeber-Rahmung setzt Erwartungen an die Formalität des Abends.
Eine Frage, die Sie klären sollten, bevor Sie schreiben, ist, ob das Welcome Dinner und das Rehearsal Dinner dasselbe Ereignis oder zwei verschiedene sind, denn Gäste werden verwirrt, wenn die Grenzen verschwimmen. Bei vielen Hochzeiten am Zielort verschmelzen sie zu einem einzigen Treffen, da das traditionelle Rehearsal Dinner nur für die Hochzeitsgesellschaft und das Welcome Dinner für alle Angereisten letztendlich fast denselben Zweck so weit von zu Hause erfüllen. Wenn Ihre sie kombiniert, sagen Sie es sanft, damit Mitglieder der Hochzeitsgesellschaft keine separate private Mahlzeit erwarten und andere Gäste nicht das Gefühl haben, eine Probe zu stören. Ein wenig Klarheit hier erspart viel leise Unsicherheit an einem ohnehin schon geschäftigen Reisetag.
Vollständige Formulierungsbeispiele zum Anpassen
Für ein entspanntes, vom Paar veranstaltetes Dinner: „Ihr habt es geschafft. Bevor wir Ja sagen, möchten wir einen entspannten Abend mit den Menschen verbringen, die hierher gereist sind. Kommt zu einem Welcome Dinner am Abend vor der Hochzeit. Kommt hungrig, kommt entspannt, und lasst das Wochenende beginnen.“
Für eine von den Eltern veranstaltete, etwas traditionellere Version: „Die Eltern der Braut laden Sie herzlich zu einem Welcome Dinner am Vorabend der Hochzeit ein. Kommen Sie zu gutem Essen und dem ersten Toast des Wochenendes.“
Für eine Strand- oder Resort-Umgebung mit Blick auf späte Ankünfte: „Am Abend vor dem großen Tag treffen wir uns zu einem Welcome Dinner am Wasser. Kommt, wann immer euer Flug landet, bleibt, solange ihr mögt, und lasst das Wochenende mit uns beginnen.“ Jede Version beginnt mit Herzlichkeit, nennt den Zeitpunkt und deutet die Umgebung an, ohne zu einem Logistikblatt zu werden.
Verfolgen Sie die Antworten für das Welcome Dinner zusammen mit der Hochzeit
Ein Welcome Dinner benötigt eine eigene Personenzahl, getrennt vom Hochzeitstag, da Catering und Sitzplätze davon abhängen. Dies zusätzlich zu Ihrer Haupt-RSVP-Liste mit Papierkarten zu verfolgen, wird schnell zu einem Chaos. Eine digitale Einladung ermöglicht es Ihnen, die Antworten für das Welcome Dinner sauber zu sammeln, sodass Sie genau wissen, wie viele Sie für den Eröffnungsabend erwarten können, ohne ein Dutzend Texte abgleichen zu müssen. InviteDrop ist kostenlos zu starten, beginnt mit einer animierten Umschlagenthüllung, die selbst ein ungezwungenes Dinner besonders wirken lässt, und hält jede RSVP auf einem echten Gästedashboard, sodass Ihr Welcome Dinner und Ihre Hochzeit jeweils ihre eigene klare Zählung haben.
Formulieren Sie Ihre Einladung zum Welcome Dinner so, dass sie sich wie der herzliche Start anfühlt, machen Sie die Gästeliste und den Zeitpunkt unmissverständlich, und lassen Sie sie den entspannten Ton für alles Weitere angeben. Wenn Sie bereit sind, eine Welcome Dinner Einladung zu erstellen, die Ihr Wochenende wunderschön eröffnet, gestalten Sie eine auf InviteDrop und versammeln Sie Ihre Leute für diesen ersten, unbeschwerten Toast.
