Sie haben einen Zimmerblock reserviert, damit Ihre Gäste in der Nähe der Feier bleiben, einen günstigeren Übernachtungspreis erhalten und sich am Morgen danach in der Lobby sehen können. Das Problem ist, dass ein Zimmerblock nur funktioniert, wenn die Leute ihn tatsächlich buchen, und sie können ihn nur buchen, wenn Sie ihnen sagen, wie, wo und bis wann. Das ist mehr Information, als eine Hochzeitseinladung elegant tragen kann. Die wahre Kunst besteht also darin zu entscheiden, was auf die Einladung selbst gehört und was an einen Ort mit etwas mehr Raum zum Atmen.
Halten Sie die Einladung selbst sauber
Die Einladungskarte ist nicht der Ort für einen Buchungscode und eine Telefonnummer. Ihre Aufgabe ist es, bekannt zu geben, wer heiratet, wann und wo, und das Ganze wie einen Anlass erscheinen zu lassen, für den es sich lohnt, eine Schwelle zu überschreiten. Wenn Sie Check-in-Zeiten und Stichtage darauf quetschen, verwässern Sie den einen Moment, der feierlich sein soll. Egal, ob Sie gedruckte Suiten bestellen oder sich entscheiden, eine auf InviteDrop zu gestalten, behandeln Sie die Hauptkarte als Überschrift und lassen Sie eine zweite Ebene die Logistik tragen.
Die klassische Papierlösung ist ein separater Beileger für Details oder Unterkünfte, der hinter der Einladung steckt. Wenn Sie eine digitale Einladung versenden, ist das Äquivalent ein klar gekennzeichneter Abschnitt oder ein Link, der Reiseinformationen öffnet, ohne die Details der Zeremonie zu vergraben. So oder so befindet sich der Hotelblock einen Schritt von der Einladung entfernt, nah genug, um ihn zu finden, weit genug, um ihn nicht zu überladen.
Die Details, die Gäste tatsächlich zum Buchen benötigen
Wenn Sie den Abschnitt für den Zimmerblock schreiben, stellen Sie sich einen Gast vor, der ihn liest, noch nie von Ihrem Hotel gehört hat und während einer Mittagspause auf seinem Telefon bucht. Er benötigt den vollständigen Hotelnamen, keine Abkürzung, die nur Einheimische erkennen würden. Er benötigt den genauen Blocknamen oder Gruppencode, den Ihnen das Hotel gegeben hat, da die Systeme an der Rezeption diesbezüglich unerbittlich sind. Er benötigt eine Buchungsmethode, sei es ein spezieller Reservierungslink, eine Telefonnummer oder beides, da einige Gäste immer lieber anrufen werden.
Sie benötigen auch das Stichtagsdatum, die wichtigste Zahl auf der Seite. Ein Zimmerblock wird nur bis zu einem bestimmten Tag gehalten, danach werden nicht gebuchte Zimmer wieder der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, oft zu einem höheren Preis. Sagen Sie das deutlich. So etwas wie „Bitte reservieren Sie bis zum vom Hotel festgelegten Buchungstermin; Zimmer und der Gruppenpreis sind danach nicht garantiert“ informiert die Gäste über die Risiken, ohne dass Sie eine bestimmte Zahl versprechen müssen, die Sie nicht kontrollieren können. Wenn Sie mehr als eine Unterkunft zu unterschiedlichen Preispunkten geblockt haben, gruppieren Sie diese, damit die Gäste nach Budget wählen können, anstatt zu raten.
Formulierungen, die warm und nicht administrativ klingen
Logistiktexte neigen dazu, steif zu werden, und ein Zimmerblock-Abschnitt kann wie ein Memo klingen, wenn Sie es zulassen. Lockern Sie die Formulierung auf, indem Sie sie auf den Komfort des Gastes und nicht auf Ihre organisatorischen Bedürfnisse beziehen. Anstatt „Gäste müssen den folgenden Code verwenden“, versuchen Sie „Wir haben Zimmer zu einem Sonderpreis reserviert, um Ihre Reise zu erleichtern. Um zu buchen, erwähnen Sie unseren Gruppenblock bei Ihrer Reservierung.“ Sie beschreiben eine von Ihnen arrangierte Gefälligkeit, geben keine Anweisungen.
Es hilft auch zu erklären, warum der Block existiert, insbesondere für eine Hochzeit an einem Reiseziel oder außerhalb der Stadt. Eine Zeile wie „Im Gastgeberhotel zu übernachten bedeutet, dass Sie nur wenige Schritte vom Willkommensempfang entfernt sind und Fahrgemeinschaften zum Veranstaltungsort bilden können“ gibt den Gästen einen Grund, den Block gegenüber einem günstigeren Angebot zu wählen, das sie anderswo gefunden haben. Menschen buchen das, was sich wie die einfache, soziale Wahl anfühlt, also malen Sie dieses Bild kurz.
Umgang mit mehr als einem Hotel oder Überlaufzimmern
Viele Paare reservieren Zimmerblöcke in zwei Hotels, oft ein gehobeneres und ein preisbewussteres in der Nähe. Wenn das auf Sie zutrifft, machen Sie den Unterschied deutlich, damit die Gäste selbst auswählen können, ohne Ihnen eine E-Mail zu schicken. Notieren Sie, welches Hotel dem Veranstaltungsort am nächsten liegt, welches den niedrigeren Preis hat und ob ein Shuttle eines oder beide bedient. Wenn Ihr Block ausverkauft ist, öffnen Hotels manchmal einen Überlauf zu einem etwas anderen Preis. Es lohnt sich also, eine sanfte Zeile hinzuzufügen, dass Gäste, wenn der Block als voll angezeigt wird, trotzdem anrufen und fragen sollten, da das Hotel sie möglicherweise unterbringen kann.
Widerstehen Sie dem Drang, zu kommentieren, welches Hotel „besser“ ist. Geben Sie die Fakten und lassen Sie die Leute entscheiden. Ein Gast, der mit drei Kindern reist, bewertet Entfernung und Preis anders als ein Paar, das für eine Nacht anreist, und Ihre Aufgabe ist es, jedem die Informationen und nicht die Schlussfolgerung zu geben.
Timing: Früh genug senden, damit es zählt
Zimmerblockdetails sind nutzlos, wenn sie ankommen, nachdem die Gäste bereits etwas anderes gebucht haben. Für eine lokale Hochzeit ist es normalerweise in Ordnung, den Block zu teilen, wenn die Einladungen verschickt werden. Für alles, was eine Reise erfordert, schätzen es die Gäste, vor der formellen Einladung über Unterkünfte informiert zu werden, oft über eine Save-the-Date-Karte oder einen Link zur Hochzeitswebsite. Je früher ein Gast ein Zimmer buchen kann, desto wahrscheinlicher ist es, dass er Ihren Block nutzt, anstatt nach einem eigenen Angebot zu suchen.
Wenn Sie eine digitale Einladung versenden, haben Sie einen stillen Vorteil: Sie können die Unterkunftsinformationen nachträglich aktualisieren. Wenn das erste Hotel voll ist und Sie ein zweites hinzufügen oder das Stichtagsdatum sich verschiebt, können Sie die Details vor Ort überarbeiten, anstatt eine Korrektur zu versenden. Papier kann das nicht, wenn Ihre Pläne also noch in Bewegung sind, erspart Ihnen ein bearbeitbares Format viele Folge-Nachrichten.
Verknüpfen Sie den Block mit Ihrer RSVP, damit Sie planen können
Zu wissen, wer kommt und ungefähr wer im Block übernachtet, hilft Ihnen, den Bedarf an Shuttles, die Anzahl der Willkommenstaschen und die Brunch-Zahlen am Morgen danach abzuschätzen. Sie werden keine perfekten Daten erhalten, da Gäste Hotels zu ihren eigenen Zeitplänen buchen, aber die Kombination der Zimmerblockdetails mit einem echten RSVP-Tool gibt Ihnen eine laufende Personenzahl, gegen die Sie planen können. Auf InviteDrop werden die RSVP-Verfolgung aktualisiert, wenn Gäste antworten, sodass Sie die Antworten auf dem Gäste-Dashboard verfolgen und jeden kontaktieren können, der still geworden ist, wenn der Hotel-Stichtag näher rückt. Dieser Anstoß, an die Handvoll Leute gesendet, die noch nicht gebucht haben, ist oft das, was Sie davor bewahrt, Zimmer freizugeben, die Sie tatsächlich benötigt haben.
Eine einfache Struktur, die Sie wiederverwenden können
Wenn Sie eine zuverlässige Reihenfolge für den Unterkunftsabschnitt wünschen, beginnen Sie mit dem Hotelnamen und dem Standort, gefolgt vom Gruppennamen oder -code des Blocks, dann dem Buchungslink oder der Telefonnummer, dann dem Stichtagsdatum in fettwürdiger Sprache und schließen Sie mit einem Vorteil wie einem Shuttle oder einem inbegriffenen Frühstück ab. Halten Sie es in einem knappen Textblock, den ein Gast als Screenshot speichern kann. Alles Längere führt dazu, dass die Leute aufhören zu lesen, bevor sie die Frist erreichen, was die eine Zeile ist, die sie am dringendsten sehen müssen.
Wenn Sie die Zimmerblockdetails richtig machen, entfällt ein Großteil des Stresses am Tag der Hochzeit: Die Gäste sind zusammen untergebracht, der Transport ist einfacher zu arrangieren, und niemand ist am anderen Ende der Stadt in einem zufälligen Motel gestrandet. Wenn Sie bereit sind, die Einladung und den Reiseabschnitt zu erstellen, der all dies enthält, können Sie eine auf InviteDrop kostenlos gestalten, die animierte Umschlagenthüllung öffnen, die jeden Gast begrüßt, und verfolgen, wer geantwortet hat, damit Sie genau wissen, wie sich der Hotelblock füllt.
