Wenn Sie für Ihre Hochzeit im Ausland einen Gruppentarif mit einer Fluggesellschaft ausgehandelt haben, ist das ein echtes Geschenk an Ihre Gäste, und es lohnt sich, dies gut zu kommunizieren. Der Fehler, den die meisten Paare machen, ist der Versuch, den gesamten Prozess der Gruppenflugbuchung auf die Einladungskarte selbst zu quetschen. Flugcodes, Buchungsfristen, Gruppenbuchungsstellen der Fluggesellschaften und Sperrdaten gehören nicht auf eine schöne Einladung. Sie gehören dorthin, wo Ihre Gäste sie nutzen können. Hier erfahren Sie, wie Sie Details zur Gruppenflugbuchung so einfügen, dass die Leute sie tatsächlich nutzen, anstatt sie zu ignorieren.
Halten Sie die Einladung selbst übersichtlich
Ihre Haupteinladung hat eine Aufgabe: das Wer, Wo und Wann zu vermitteln und die Leute dazu zu bringen, kommen zu wollen. In dem Moment, in dem Sie einen Flugbuchungscode darauf drucken, verwandelt sich das Design von einer Hochzeitseinladung in ein Reise-Memo. Konzentrieren Sie die Karte auf die Feier und leiten Sie alle Fluglogistik an eine Beilage mit Details, eine Hochzeitswebsite oder eine verlinkte Seite weiter. Wenn Sie Ihre Suite digital erstellen, können Sie eine auf InviteDrop gestalten und die Vorderseite der Karte ruhig halten, während die praktischen Reisedetails auf einer separaten, leicht zu aktualisierenden Seite untergebracht sind. Diese Trennung ist bei Flügen noch wichtiger, da sich Tarife und Fristen ändern und Sie nicht möchten, dass Ihre Buchungsanweisungen auf einer Karte eingefroren sind, die Sie vor Monaten verschickt haben.
Erklären Sie, was ein Gruppentarif eigentlich ist
Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Gäste wissen, wie Gruppenbuchungen bei Fluggesellschaften funktionieren, denn die meisten Leute haben noch nie eine genutzt. Ein Gruppentarif ist ein Kontingent an Sitzplätzen, das eine Fluggesellschaft für Ihr Event zu einem vereinbarten Preis bereithält, in der Regel über eine spezielle Gruppenbuchungsstelle oder einen speziellen Link erreichbar, mit einer festen Frist, nach der das Kontingent freigegeben wird. Einige Paare arrangieren dies direkt mit der Gruppenabteilung der Fluggesellschaft, andere über ein Reisebüro, das das gesamte Kontingent verwaltet. Erklären Sie in einfacher Sprache, welchen Weg Ihre Gäste genau einschlagen sollen: Rufen Sie diese Nummer an und nennen Sie diesen Code, oder klicken Sie auf diesen Link und geben Sie diese Referenz ein. Unklarheiten hier führen dazu, dass Buchungen stillschweigend scheitern.
Schreiben Sie es als Anweisungen, denen eine müde Person nach der Arbeit folgen kann. Zum Beispiel: „Wir haben einen Gruppentarif bei unserer Fluggesellschaft für Gäste arrangiert, die von der Küste anreisen. Um ihn zu nutzen, rufen Sie die Gruppenbuchungsstelle unter der Nummer auf unserer Reiseseite an und geben Sie unsere Buchungsreferenz an. Die Stelle ist werktags geöffnet, und der Gruppentarif gilt bis zur unten angegebenen Frist.“
Führen Sie mit der Frist, nicht mit den Vorteilen
Die wichtigste Information bei jeder Gruppenflugvereinbarung ist die Frist, denn das gesamte Kontingent verfällt, wenn sie abläuft. Platzieren Sie dieses Datum prominent auf Ihrer Reiseseite und wiederholen Sie es in jeder Erinnerung, die Sie senden. Gäste sind dafür bekannt, anzunehmen, sie hätten viel Zeit, und dann festzustellen, dass der Tarif weg ist. Ein fester, freundlicher Hinweis hilft: „Der Gruppentarif gilt nur bis zu unserer Buchungsfrist. Nach diesem Datum werden die Plätze wieder für die Öffentlichkeit freigegeben und der Preis ist nicht mehr garantiert, buchen Sie also bitte vorher, auch wenn Sie Ihre Pläne noch finalisieren.“
Es hilft auch, ehrlich zu sein, dass ein Gruppentarif nicht automatisch die günstigste Option ist. Manchmal schlägt ein flexibler öffentlicher Tarif, ein nahegelegener alternativer Flughafen oder eine Punkteinlösung das Kontingent. Gäste schätzen ein Paar, das sagt: „Wir haben diesen Tarif arrangiert, um die Dinge zu vereinfachen, aber buchen Sie, was für Sie am besten passt“, anstatt zu implizieren, dass der Gruppentarif obligatorisch ist.
Antizipieren Sie die Fragen, die Gäste tatsächlich stellen werden
Eine gute Reiseseite beantwortet die praktischen Fragen, bevor Ihr Posteingang damit überfüllt ist. Welcher Flughafen ist die Basis des Kontingents, und gibt es einen näheren oder günstigeren Alternativflughafen, der in Betracht gezogen werden sollte? Ob der Gruppentarif aufgegebenes Gepäck oder Sitzplatzauswahl beinhaltet, da diese Zusatzleistungen den tatsächlichen Preis ändern. Wie die Umbuchungs- und Stornierungsbedingungen sind, denn Reisepläne ändern sich und die Leute machen sich Sorgen, festgebunden zu sein. Und ob Kinder, Kleinkinder oder Partner außerhalb der Gästeliste dasselbe Kontingent nutzen können. Sie werden nie jede Frage antizipieren, aber die Beantwortung dieser vier beseitigt die meisten Rückfragen.
Wenn Ihr Kontingent über ein Reisebüro läuft, geben Sie den Gästen den Namen und die Kontaktdaten dieser Person direkt und lassen Sie sie wissen, dass es in Ordnung ist, sich zu melden. Ein namentlich genannter Mensch, der den Flug für einen nervösen internationalen Erstflieger regelt, ist mehr wert als jede gedruckte Anweisung.
Eine weitere Höflichkeit, die sich auszahlt: Teilen Sie den Gästen grob mit, wie hoch der Gruppentarif in der Währung ist, in der sie tatsächlich zahlen werden, damit niemand an der Kasse überrascht wird. Ein in einer Währung angegebener Tarif kann ganz anders aussehen, sobald die eigene Bank eines Gastes ihn umrechnet, und ein Hinweis darauf, zusammen mit der Anmerkung, dass die Tarife bis zur Buchung täglich schwanken können, hält die Erwartungen ehrlich. Wenn Ihr Kontingent mehrere Abflugstädte zu unterschiedlichen Preisen umfasst, verhindert eine kurze Zeile, die anerkennt, dass nicht jeder dieselbe Zahl sehen wird, verwirrte Vergleiche zwischen Freunden, die von entgegengesetzten Küsten reisen.
Beispielformulierungen für die Beilage oder Seite
Hier ist eine kompakte Version, die Sie für eine Beilage mit Details anpassen können. „Fliegen Sie zur Hochzeit ein? Wir haben einen Gruppentarif eingerichtet, um die Anreise zu vereinfachen. Buchen Sie über den Link auf dieser Seite und geben Sie unsere Referenz ein, um den Tarif zu sehen. Das Kontingent ist bis zu unserer Frist reserviert, buchen Sie also bitte frühzeitig. Gepäck und Sitzplätze werden separat gebucht, und Sie können jederzeit selbst einen besseren Tarif finden, wenn Sie einen entdecken. Fragen zu Flügen können an unseren Reisekoordinator gerichtet werden, dessen Details unten stehen.“
Für eine kürzere Version, die auf Ihre Website verweist, versuchen Sie: „Wir haben einen Gruppenflugtarif für Gäste arrangiert. Besuchen Sie unsere Reiseseite für den Buchungslink, unsere Referenznummer und die Frist, um ihn zu sichern.“ Kurz, ehrlich und es leitet die Leute an den einzigen Ort, an dem die Details aktuell bleiben.
Koordinieren Sie Flüge mit Ihrem RSVP-Prozess
Flugbuchung und RSVPs sind bei Hochzeiten im Ausland miteinander verknüpft, da viele Gäste sich erst dann für Ihre Veranstaltung entscheiden, wenn sie sehen können, ob die Flüge in ihr Budget und ihren Kalender passen. Genau deshalb ist eine digitale Einladung mit Echtzeit-RSVP-Verfolgung hier so nützlich. Gäste können angeben, dass sie kommen, sobald sie die Flüge geprüft haben, und Sie können Ihre Kopfzahl an einem Ort verfolgen, anstatt Papierkarten hinterherzujagen. InviteDrop ist kostenlos zu starten, seine animierte Umschlagöffnung verleiht der Einladung einen festlichen Charakter, und sein Gast-Dashboard zeigt Ihnen, wer geantwortet hat, sodass Sie Flugerinnerungen nur an die Personen senden können, die sie noch benötigen.
Halten Sie die Flugmechanik von der Einladung fern und auf einer Seite, die Sie aktualisieren können, führen Sie jede Erwähnung mit der Buchungsfrist an und machen Sie es den Gästen mühelos, zu antworten, sobald ihre Reisepläne feststehen. Wenn Sie bereit sind, eine übersichtliche Karte mit einer Reiseseite dahinter zu erstellen, gestalten Sie eine auf InviteDrop und lassen Sie die Logistik dort leben, wo Ihre Gäste sie tatsächlich nutzen können.
